Fietsregeling, maar dan net even anders

De fiets van de zaak, fietsregeling of fietsplan zijn begrippen die u als werkgever ongetwijfeld kent; de mogelijkheid voor een werknemer om fiscaal voordelig een fiets aan te schaffen door die te betalen vanuit een inhouding op het bruto salaris. Dit in plaats van dat de werknemer de fiets koopt van zijn netto salaris. Ook als werkgever levert u dit een voordeel op, aangezien u over die inhouding geen sociale lasten hoeft te betalen.

Met de komst van de verplichte Werkkostenregeling per 1 januari 2015 is de fietsregeling, zoals we die voor die tijd konden toepassen, niet verdwenen, maar fiscaal wel behoorlijk gewijzigd. De uitruil van bruto salaris voor de aanschaf van een fiets is nog steeds mogelijk, maar die komt per die datum ten laste van de vrije ruimte van de Werkkostenregeling.
Indien u als werkgever boven die maximale vrije ruimt komt op jaarbasis, dan betaalt u als werkgever daarover 80% eindheffing. Dat weegt natuurlijk niet op tegen het voordeel van het niet betalen van sociale lasten over de inhouding.

Veel werkgevers hebben vanwege dat risico daarom besloten om niet meer mee te werken aan het verzoek van een werknemer om fiscaal voordelig een fiets aan te schaffen, of deze mogelijkheden te beperken, om zeker niet boven de vrije ruimte van de werkkostenregeling te komen. Enigszins begrijpelijk natuurlijk, maar wel een gemiste kans…


Fiscale uitruil reiskosten

Het uitruilen van bruto loonbestanddelen (salaris, vakantiegeld, eindejaarsuitkering) voor een onbelaste vergoeding valt dus onder de vrije ruimte van de werkkostenregeling. Dit is echter niet het geval voor een vergoeding die al onbelast gegeven mag worden, zoals een reiskostenvergoeding.

“Maar een reiskostenvergoeding is toch niet gebruikelijk voor een werknemer die met de fiets naar het werk komt en een korte afstand woon-/werkverkeer heeft”, is een veel gehoorde opmerking. Dat is inderdaad juist, maar dit wil niet zeggen dat het niet mag. Iedere kilometer voor woon-/werkverkeer mag u onbelast vergoeden tegen maximaal € 0,19 per kilometer. Hierdoor kunt u ook werknemers die dicht bij de zaak wonen een onbelaste vergoeding toekennen.

Het uitruilen van bruto loonbestanddelen voor een onbelaste reiskostenvergoeding, voor zover fiscaal nog mogelijk, is dus een manier om een werknemer toch fiscaal voordelig een fiets aan te laten schaffen. Ook voor werknemers die al een reiskostenvergoeding ontvangen, maar waarvoor u nog niet de maximale vergoeding toepast, behoort dit tot de mogelijkheden. Dit ongeacht de reisafstand.

U dient echter wel een ander soort aanvullende overeenkomst aan te gaan met uw werknemer. In plaats van een overeenkomst in het kader van de fietsregeling dient u een overeenkomst op te stellen voor het uitruilen van reiskosten.


Overeenkomst uitruil

In de overeenkomst die u aangaat met uw werknemer bevestigt de werknemer gebruik te willen maken van de uitruil van bruto salaris voor een onbelaste reiskostenvergoeding. Eventueel kan deze overeenkomst ook afgesloten worden voor een bepaalde duur en/of voor een maximaal bedrag. In deze overeenkomst staan ook de gevolgen hiervan voor de werknemer, zoals het feit dat de inhouding een negatieve grondslag is voor vakantiegeld, eindejaarsuitkering, maar ook voor het vaststellen van een eventuele toekomstige uitkering (WW, WIA, ZW).


Fiscaal voordeel blijft

Door het uitruilen van reiskosten blijft er dus een fiscaal voordeel bestaan bij de aanschaf van een fiets. Zowel voor uw werknemer als voor u als werkgever en zonder het risico dat u als werkgever 80% eindheffing moet betalen over een fiets die de werknemer heeft gekocht.

De verwerking in de salarisadministratie blijft ongeveer gelijk, maar de inhouding en uitbetaling komen onder een andere noemer terug op de loonstrook. Waar voorheen een “Inhouding fietsregeling” op de loonstrook stond, komt daar nu “Uitruil reiskosten” te staan.

Als een werknemer voortaan een verzoek bij u indient om voordelig een fiets aan te schaffen, dan hoeft u dat verzoek dus niet meer meteen af te wijzen. In dat geval kunt u namelijk contact opnemen met uw salarisadministrateur om de mogelijkheden te bekijken om de regeling in een ander jasje te steken, waardoor u uw werknemer toch nog gelukkig kunt maken met een nieuwe fiets…