Breng uw bedrijfsprocessen in kaart

Bron: Noord-Limburg Business / Van Munster Media
Op 25 mei 2018 treedt de Algemene verordening gegevensbescherming(AVG) in werking.

Vanaf deze datum geldt dezelfde privacywetgeving in de hele Europese Unie. Deze verordening gaat nog een stap verder dan de Wet bescherming persoonsgegevens en verplicht ondernemers om klanten, relaties en werknemers actief op de hoogte te stellen wanneer, waarom en aan welke partijen hun persoonsgegevens worden doorgegeven en hoe deze gegevens worden beschermd. De Wet bescherming persoonsgegevens geldt dan niet meer.

Het gaat hierbij om alle gegevens van natuurlijke personen die je als bedrijf in bezit hebt. Dit omvat namen, e-mailadressen, BSN en bankrekeningen, maar ook informatie over religie en geaardheid. Met de nieuwe verordening hoor je dus niet alleen je dossiers op orde te hebben en de persoonsgegevensgoed te beveiligen, maar moet je ook je werknemers en zakenrelatiesop de hoogte stellen wanneer er een overdracht van hun persoonsgegevens plaatsvindt, bijvoorbeeld voor het uitbetalen van salarissen of het bijhouden van je administratie. Dit zijn weliswaar informatiestromen waarvan iedereen weet dat deze plaatsvinden, maar deze moeten door de invoering van de AVG vanaf 25mei 2018 officieel worden gemeld bij de betreffende persoon. ”Daarnaast dient de organisatie op basis van de AVG alle passende en noodzakelijke technische en organisatorische maatregelen te hebben getroffen.

Boetes

Niet alle ondernemers zijn zich  al even goed bewust van de maatregelen en consequenties die de AVG met zich meebrengt. Het niet naleven van de AVG, zoals het nalaten van het melden van datalekken, kan mogelijk boetes van de Autoriteit Persoonsgegevens en rechtszaken tot gevolg hebben. Daarom is het raadzaam om zo snel mogelijk in kaart te brengen binnen welke bedrijfsprocessen persoonsgegevens van A naar B worden doorgezet, wat de doeleinden voor deze verwerking zijn en hoe deze gegevens zijn beschermd. Om het ondernemers makkelijker te maken aan de verplichtingen van de AVG te voldoen, kan Rühl Haegens Molenaar ondersteuning bieden bij het opstellen van een "bewerkersovereenkomst" en per 25 mei 2018 een "verwerkersovereenkomst voor de salarisadministratie". In deze documenten is de toestemming van de werknemers voor dit specifieke doeleinde vastgelegd, evenals een overzicht van de bewerkers, de genomenbeveiligingsmaatregelen etc.

Rühl Haegens Molenaar organiseert op 17 + 19 april a.s. RHM Actueel-bijeenkomsten over de AVG. U kunt zich hiervoor nog altijd aanmelden.

Meer informatie kunt u ook vinden op www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.