EmailTwitterLinkedIn

Menu

Kies voor een heldere presentatie van je data

Om je organisatie te ontwikkelen, publiceert Rühl Haegens Molenaar elke maand een artikel in de reeks ‘Stuur je organisatie op data’. In de vorige artikelen ging Joost van Deelen in op de vragen: Waarom is sturen op data zo belangrijk om als organisatie nóg beter te worden? Hoe bepaal je welke data belangrijk zijn om te kunnen sturen? Hoe zorg je dat je systemen goed en snel die data kunnen leveren? Deze keer: Hoe zorg je voor rapportages die de data to the point en begrijpelijk presenteren?

Als je gaat sturen op data, is het belangrijk dat die data worden gepresenteerd in overzichtelijke rapportages of overzichten. Als eerste wil ik daarbij aandacht besteden aan het fenomeen dashboards. Vaak zijn dit tools die aan je systemen gekoppeld zijn. Ze zijn een echte trend in rapportageland. Bekende voorbeelden van dashboards zijn Power BI, Tableau en Qlik. ‘Wij zetten data om in rijke analyses,’ adverteren ze bijvoorbeeld.

Zoals dit zinnetje al een beetje doet vrezen, gaat het met dashboards vaak mis. Ik zie het in de praktijk. Het probleem met dashboards is vaak hetzelfde probleem dat we al twintig jaar zien als het gaat om systemen: ze kunnen veel meer dan wat de gebruiker ervan benut. Wist je dat de gemiddelde Word- of Excelgebruiker slechts vijftien procent van alles opties gebruikt die deze programma’s in huis hebben? Er zit veel meer functionaliteit in dan men gebruikt. Ze zijn vaak té rijk.

Wat wel en wat niet

Voordat je met rapportages aan de slag gaat, is het dan ook verstandig om eerst rustig na te denken over wat je eigenlijk wilt weten. Wat wil je eruit halen? En vooral ook: wat niet? Stel dat je eerst iets wilt weten over je omzet, dan over je liquiditeitspositie en vervolgens over de stand van de debiteuren. Hoe zorg je dan voor een logische volgorde en presentatie van die gegevens? Voor welke presentatie van die data kies je om een eerste slag te kunnen maken in de analyse ervan?

Wat ik vaak zie bij rapportages – en helemaal bij de dashboards van tegenwoordig, waar je eindeloos kunt doorklikken en waar van alles beweegt – is dat mensen worden bedolven onder de data, maar dat niemand weet wat er nu eigenlijk staat. En na drie maanden zegt men dan: “We kijken er eigenlijk nooit meer naar.” Rapportages moeten dus zó logisch zijn opgebouwd dat mensen ze begrijpen. Niet meer, niet minder.

Wees selectief

Er is een verschil tussen stuurinformatie, managementinformatie en detailinformatie. Stel, ik heb een bouwbedrijf en ik wil weten hoe mijn omzet is opgebouwd. Om te kunnen sturen, wil ik eigenlijk alleen maar weten welk percentage omzet wordt gevormd door nieuwbouw, welk percentage renovatie is en welk percentage verbouw. Want als ik dat weet, dan zie ik welke producten en diensten zich ontwikkelen en hoe ze dat doen.

Maar wil ik weten welke twintig projecten we hebben gerealiseerd en wanneer, wat de kosten waren van elk project, wie eraan gewerkt heeft en op welke dag hoeveel uur: dan moet ik in het systeem gaan. Dan hebben we het niet meer over output. En wat ik vaak zie, is dat dashboards óók al die onderliggende informatie erbij geven. Dat leidt af van wat je eigenlijk aan het doen bent. Wees dus selectief.

In rare kermis verpakt

Er zijn zelfs organisaties die beschikken over systemen met allerlei geautomatiseerde dashboards, maar ze gebruiken er daarvan niet één meer. En wat doen ze als ze willen weten hoe ze ervoor staan? Dan tellen ze het gauw even uit in Excel. Heb je al dat voorwerk gedaan, bepaald waar je op wilt sturen, wat de kurk is van je bedrijf, hoe je dat inzichtelijk maakt, heb je systemen en processen aangepast zodat de juiste data zichtbaar wordt… En dan zit de informatie in zó’n rare kermis verpakt dat de interesse al snel verdwijnt. Zonde! En ik zie het helaas vaak gebeuren. Ik zie ook dat softwareontwikkelaars steeds meer inzetten op ‘dynamische rapportages’, waardoor er een gat ontstaat tussen wat systemen kunnen (heel veel) en wat er gevraagd wordt (basale, feitelijke, overzichtelijke informatie).

Eenvoudig de juiste gegevens

De belangrijkste vraag is deze: Kunnen de mensen die moeten sturen uit de voeten met de data en hoe ze worden gepresenteerd? Kunnen ze er eenvoudig de juiste gegevens uit halen? Kunnen ze zien of er voldoende opdrachten worden binnengehaald? Of er voldoende liquide middelen binnenkomen en op de juiste momenten uitgaan? Of de doorlooptijd van opdrachten en orders hoog genoeg is? En of de opdrachten binnen de voorgenomen tijd worden afgerond? Dat zijn vaak de zaken die van belang zijn om te kunnen sturen. Presenteer die feiten zo dat de mensen die geacht worden ermee te sturen de juiste en leesbare gegevens voorhanden hebben. Overspoel ze niet met 17 grafieken, 34 overzichten en 22 tabellen. Het doel was namelijk om het inzichtelijk te maken, niet moeilijker.

De beste manier

Bepaal zelf wat de beste manier is om de kengetallen te presenteren. Wil je de cijfers in een cirkeldiagram, een staafdiagram of een lijndiagram? En wil je één lijn met de totale omzet of kies je voor vier lijnen met de gesplitste omzet per product? En wil je de omzet van vorig jaar erbij zien? En gaat het om de omzet per jaar, per kwartaal of per maand? En zit er een prognose bij? Als je niet oppast, heb je zo een A4 vol met data. Was dat wat je wilde?

Goede rapportages helpen je om lering te trekken uit wat er heeft plaatsgevonden in het verleden én om prognoses te doen voor de toekomst – de nabije of de verre. Soms kun je twee jaar vooruit kijken, soms maar een week. Rapportages lezen is altijd een kwestie van interpretatie, en de presentatie van rapportages moet dan ook met name gericht zijn op inzichtelijkheid, begrijpelijkheid, duidelijkheid en geen overkill aan informatie. Het gaat erom dat je beschikt over de juiste gegevens zodat je de juiste vragen kunt stellen en de juiste interpretaties erop los kunt laten.

Rühl Haegens Molenaar helpt je graag bij de opzet van de gewenste managementrapportage. Neem contact op viaof maak direct een afspraak.

Menu