EmailTwitterLinkedIn

Menu

Integreer ‘sturen op data’ in je organisatie

Om je organisatie te ontwikkelen, publiceert Rühl Haegens Molenaar elke maand een artikel in de reeks ‘Stuur je organisatie op data’. In de vorige artikelen ging Joost van Deelen in op deze vragen:
  1. Waarom is sturen op data zo belangrijk om als organisatie nóg beter te worden?
  2. Hoe bepaal je welke data belangrijk zijn om te kunnen sturen?
  3. Hoe zorg je dat je systemen goed en snel die data kunnen leveren?
  4. Hoe zorg je voor rapportages die de data to the point en begrijpelijk presenteren?

Tot slot: hoe zet je de data om in succesvolle acties?

Helaas denken nogal wat bedrijven dat sturen op data iets is wat je één keer doet en dan ben je ervan af. Die gedachte wordt vaak ingegeven doordat data en dashboards worden gehypet in de media en doordat softwareleveranciers dashboards weten te maken die er schitterend uitzien – inclusief de cijfers van jouw bedrijf!

Laat je niet verblinden. Sturen op data is 1) iets wat je continu moet doen en 2) iets wat pas begint als de data eenmaal op een gestructureerde wijze (in bijvoorbeeld een dashboard) zijn gepresenteerd. De vraag is of een getal voldoende houvast biedt om je organisatie, afdeling of team te kunnen sturen. En vooral: hoe ga je hiermee sturen? Dat zijn vragen waarop geen enkel dashboard je het antwoord kan vertellen.

Gewenste effect?

Stel, je doelstelling is dat tachtig procent van alle uren declarabel zijn. De data op het dashboard zegt echter dat het percentage op dit moment ‘slechts’ zeventig procent is. Wat nu? Nu is het zaak om concrete plannen te maken om het cijfer om te buigen. En om vervolgens te controleren of de uitgezette acties ook het gewenste effect hebben. Let daarbij ook op welk effect de acties hebben op andere data. Want stel nu eens dat je declarabiliteit inderdaad stijgt naar tachtig procent, maar ondertussen stijgt het ziekteverzuim naar nieuwe recordhoogten door een te hoge werkdruk? Vandaar dat ook het brede plaatje steeds in beeld moet blijven. En daarbij zijn data en dashboards nuttig en altijd ondersteunend aan de besluitvorming, maar nooit bepalend.

Neem je mensen mee

Achter alle data, achter elk getal gaan mensen schuil. Geef hen aandacht. En blijf kalm als er eens een cijfer in het rood schiet. Er is geen enkele reden voor paniek. Wel voor analyse. Bespreek met je mensen dan ook de volgende vragen: Kunnen we deze data of het getal verklaren? Kunnen we er iets aan doen om het (positief) te veranderen? Welke concrete acties zijn daarvoor nodig? Moeten we dingen veranderen in onze productie, onze communicatie, onze manier van leveren? Welke onderdelen van onze organisatie kunnen daarin een rol spelen? Of betreft het de hele organisatie? Zijn er individuele medewerkers die kunnen helpen? Data zijn dus nooit een veroordeling van mensen of afdelingen, het zijn slechts elementen in een groter geheel. Dit is wat we noemen de integratiefase: integreer het bijsturen op data in je organisatie. Neem je mensen mee.

Ondergeschoven kindje

Helaas zien we dat deze integratiefase vaak een ondergeschoven kindje is in organisaties. Mijn advies is dan ook om altijd te kiezen voor een PDCA-cyclus: maak een plan met de resultaten die je wilt bereiken (‘Plan’), voer het plan uit (‘Do’), vergelijk de resultaten met wat je had willen bereiken (‘Check’) en bij afwijking: neem maatregelen om de resultaten alsnog te bereiken (‘Act’).

Samenvattend een aantal tips op een rij:

  • Leer de resultaten lezen die de dashboards je voorschotelen.
  • Integreer het sturen op data in je organisatie.
  • Al doende leert men. Realiseer je dat je steeds beter zult worden in dingen verbeteren en dat je acties steeds gerichter zullen zijn.
  • En tot slot: als je gaat sturen, begin dan met ‘laaghangend fruit’, met de veranderingen die relatief eenvoudig te realiseren zijn. Daar worden mensen doorgaans enthousiast van. Zo neem je ze mee in het succes.

Wil jij weten wat de beste aanpak is voor jouw onderneming? Neem dan contact op via 0478-584333 of maak direct een afspraak.

 

Menu