Outsourcing: Iets voor u?

Voor veel mkb-bedrijven is uitbesteden van de financiële functie nog geen routinepraktijk. Bedrijven van enige omvang hebben zelf een administrateur in dienst die niet alleen de boekhouding verzorgt, maar tevens verantwoordelijk is voor debiteurenbewaking, personeelszaken en automatisering. Uitbesteden van de salarisadministratie is intussen bij veel bedrijven gemeengoed geworden. Wat zijn de voor- en nadelen van outsourcing, welke afspraken moeten worden gemaakt en is outsourcing iets voor u?

Voor- en nadelen

Outsourcing van de financiële functie biedt grote voordelen: u kan zich concentreren op uw kernactiviteiten en u hoeft geen energie meer te steken in administratieve verplichtingen die niets toevoegen aan de producten en/of diensten die u levert. Tevens vergroot outsourcing de flexibiliteit, en daarmee de waarde van uw bedrijf. U kunt uw financiële functie geheel of gedeeltelijk uitbesteden aan Rühl Haegens Molenaar. “Wij zijn gespecialiseerd in administratieve problemen en bezitten kennis en kunde die u vaak niet bezit. Rühl Haegens Molenaar biedt schaalvoordelen en een efficiënte procesinrichting, waardoor de kosten voor outsourcing lager zijn dan de loonkosten van uw administrateur, vaak tot meer dan 40 procent” , aldus Pieter Weijs, vennoot bij Rühl Haegens Molenaar in Venray.

Volgens Weijs kan een nadeel zijn dat de communicatielijnen langer worden. “Uw administrateur kan meestal direct antwoord geven op onverwachte vragen als: ‘Wat is het betalingsgedrag van klant A? Hoeveel machines zetten we eigenlijk af in branche B? Hebben we wel eens eerder zaken gedaan met bedrijf C?’ Als de administratie buiten de deur wordt bijgehouden, is een direct antwoord op die vragen niet meer zo vanzelfsprekend.Rühl Haegens Molenaar ondervangt dit probleem door sluitende afspraken te maken in combinatie met een goed informatiesysteem”.

Afspraken

Het belang van goede afspraken kan vooraf nauwelijks worden overschat. “Een aantal functionarissen in uw bedrijf zal op elk gewenst moment toegang moeten hebben tot de nieuwste financiële gegevens. Ze hebben die gegevens nodig voor hun strategische beslissingen," aldus Freddie de Vries. "Van tevoren leggen we goed vast wie geautoriseerd is en in welke vorm de gegevens ter beschikking worden gesteld.  Ook maken we duidelijke afspraken op welke wijze gegevensuitwisseling plaatsvindt,  over de accuratesse van de financiële gegevens en de volledigheid van de rapportage en de informatievoorziening. Het administratiesysteem moet zodanig flexibel zijn dat een uitbreiding van het producten- of dienstenpakket naadloos kan worden ingepast. Niet in de laatste plaats moeten waterdichte afspraken worden gemaakt over de vertrouwelijkheid van de gegevens die aan de outsourcingpartner worden toevertrouwd. Al deze afspraken worden vastgelegd in een service level agreement.

Volgens De Vries dient vooraf het gewenste niveau van dienstverlening in vergelijking tot de kosten met het huidige niveau van dienstverlening goed te worden overwogen. “Welke toegevoegde waarde en hoeveel kostenbesparing levert outsourcing op voor mijn bedrijf?”  Vervolgens kan een bewuste keuze worden gemaakt.

Rühl Haegens Molenaar levert outsourcing-diensten voor de financiële administratie, debiteurenbeheer, planning & control, de personeelsadministratie, HRM-diensten en managementondersteuning. Meer informatie hierover is te vinden op onze website www.rhmweb.nl.